EASEL Training Oy REKISTERISELOSTE Laatimispäivä
Henkilötietolaki (523/1999) 10 $ 1.1.2020
Rekisterinpitäjä
EASEL Training Oy (Y-tunnus 2416155-4)
Luolaistentie 201, 03400 Vihti
[email protected]
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mari Louhi-Norppa
Luolaistentie 201, 03430 Jokikunta
Rekisterin nimi
EASEL Training Oy:n asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käytämme tallentamiamme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakassuhteen hoitaminen
- Palvelujen toteuttaminen ja laskutus
- Asiakaspalautteen vastaanotto ja käsittely
- Psykoterapiapalvelujen toteuttaminen, suunnittelu ja seuranta.
- Potilaan hoidon ja hoitotoimenpiteiden arviointi.
- Toiminnan lakimääräinen raportointi ja selvitykset viranomaisille.
- Asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
- Reklamaatioiden, muistutusten ja ongelmatilanteiden selvittäminen
- Väärinkäytösten ennaltaehkäisy
- Oikeuksien ja omaisuuden suojaaminen
- Toiminnan lakimääräinen raportointi ja selvitykset viranomaisille
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muissa suomalaisissa yhtiöissä henkilötietolain mukaisesti. Henkilötunnuksia käsitellään ainoastaan silloin kun se on tarpeellista ja tarkoituksenmukaista lainsäädännön puitteissa.
Rekisterin tietosisältö
Psykoterapia-asiakkaiden osalta : Asiakkaan nimi, syntymäaika, yhteystiedot, alaikäisen potilaan huoltajan yhteystiedot. Asiakkaan palvelun toteuttamiseksi tärkeät asiakkaan mahdollisesti antamat lisätiedot. Asiakkaan laskutustiedot sekä laskutustiedot tai työnantajan tai muun maksajan tiedot.
Psykoterapiapalvelujen tilaukseen ja sopimukseen liittyvät tiedot sekä käyntikirjaukset kirjataan Minduu Pro-järjestelmään ja ainoastaan asiakkaan allekirjoituksellaan vahvistama laskutustietolomake yhteystietoineen sekä mahdollinen maksusitoumus ja KELA-päätös säilytetään lukitussa asiakastyötilassa sijaitsevassa paloturvallisessa kassakaapissa. (Hoidon ja konsultaatioiden yhteydessä kertyvät Potilaslain (785/1992) 12 §:n mukaiset tiedot ja asiakirjat)
Koulutusasiakkaiden yhteystiedot (nimi, yhteystiedot, laskutustiedot ja mahdollisesti asiakkaan toimittama CV) säilytetään salasanalla ja Freefomella suojatulla tietokoneella sähköpostikansiossa, joka sijaitsee Nebula Oy:n serverillä.
Asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot. Mikäli lähettävälle (maksavalle) taholle toimitetaan raportti tapaamisista, asiakas / asiakkaat lukevat ja hyväksyvät raportin ensin ja toimittavat sen itse yhteyshenkilölle (esim. perheen lastensuojelutyöntekijälle).
EASEL Training Oy ei tee suoramarkkinointia eikä kerää potentiaalisten asiakkaiden sähköpostiosoitteita. Mikäli asiakas itse pyytää lähettämään tietoa palveluista, rekisteri sisältää asiakkaan suostumustiedot liittyen suoramarkkinointiin. Tarvittaessa rekisteri sisältäisi lainsäädännön mukaiset suoramarkkinoinnin kieltotiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään ensi sijassa Asiakkaalta tai toissijaisesti työnantajalta tai vakuutusyhtiöltä tmv.
Tietoja voidaan laskutusepäselvyyksissä tmv. poikkeustapauksissa tarkistaa Yritysrekisteritietoja välittävien tai Väestörekisterikeskuksen palveluista tai muun vastaavia palveluja tarjoavan toimijan palveluista.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakastietoja ei luovuteta sivulliselle ilman Asiakkaan nimenomaista suostumusta tai tätä koskevaa pakottavan lainsäädännön määräystä.
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin ilman Asiakkaan nimenomaista pyyntöä.
Tietoja voidaan kuitenkin käyttää ja luovuttaa esimerkiksi perintätoimistolle erääntyneen saatavan perintää varten.
Anonymisoituja tietoja voidaan luovuttaa ja julkaista palvelujen kehittämiseksi ja markkinoimiseksi, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa laskutustietolomakkeessaan.
Tietoja käsittelee EASEL Training Oy, joka hallinnoi EASEL Trainingin asiakasrekisteriä.
Psykoterapia-asiakkaiden laskutus tapahtuu Minduu Pro-ohjelmassa. Tilitoimisto TiliFiner Oy saa vain laskutusreskontratulosteen (tulostetaan järjestelmästä tilitoimistolle). Muiden asiakasryhmien laskutukseen liittyvät tiedot siirretään Isolta Archimededes - ohjelmaan, josta tulostetaan laskureskontratuloste tilitoimisto TiliFiner Oy:lle. Mikäli asiakkaan lähettävälle (maksavalle) taholle toimitetaan raportti tapaamisista, asiakas / asiakkaat tutustuvat sisältöön ja hyväksyvät sen ennen kuin se toimitetaan yhteyshenkilölle (esim. työnohjauksen tilaajaorganisaatiolle tai perheen lastensuojelutyöntekijälle).
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Joitakin tietoja saatetaan tallentaa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle (iCloud pilvipalvelimelle). Maahantuontiasiakkaiden nimi ja osoitetiedot välitetään Iso-Britanniaan First Thought Equine Ltd:n maahantuojien tilausjärjestelmään, johon on EASEL Training Oy:llä oma käyttäjätunnus ja salasana, takuutietojen kirjautumiseksi tehtaan järjestelmään. EASEL Training Oy ei tallenna Psykoterapia-asiakkaiden tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Psykoterapia-asiakkaiden laskutustietolomakkeet ja mahdolliset fyysiset paperitallenteet (sukupuu ymv.) säilytetään Savikon Tilalla lukitussa tilassa paloturvallisessa kassakaapissa osoitteessa: Luolaistentie 201, 03400 Vihti.
Maahantuontiasiakkaiden tilauskaavakkeet säilytetään lukitussa arkistokaapissa Luolaistentie 201 ja yhdellä Anna Lehtiö-Pulkkisen käytössä olevalla salasanoin suojatulla kannettavalla tietokoneella.
Koulutus- ja työnohjausasiakkaiden tilaus- ja laskutustietoja on tallennettu EASEL Training Oy:n kahdelle salasanoin suojatulle kannettavalle tietokoneelle
Automaattisen tietojen käsittelyn avulla käsiteltävät tiedot
Psykoterapia-asiakkaiden asiakastietoja ja käyntikirjanpitoja säilytetään ja käsitellään vain At Care Oy:n hallinnoimassa Minduu Pro – ohjelmassa asiakasrekisterissä. Järjestelmään on pääsy vain psykoterapeutilla, jonka pitää tehtäviensä vuoksi tietoja käsitellä. Minduu Pro:ssa kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään ja he pääsevät näkemään vain omien asiakkaidensa tiedot. Kanta-yhteys on Minduu Pro:n kautta.
Säilytysaika
Henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja oikaista häntä koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastus- ja mahdolliset muutospyynnöt pyydämme virheiden välttämiseksi tekemään kirjallisena kohdan 1. osoitteeseen tai sähköpostitse Asiakasrekisterin yhteyshenkilölle [email protected]. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa potilasta todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. Mikäli asiakas katsoo, että henkilötietojensa käsittely ei ole lainmukaista, hän voi myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Suostumuksen peruuttaminen
Potilas itse voi luovuttaa omia tietojaan tai antaa suostumuksensa tietojen hakemiseen Kansallisesta Terveysarkistosta (Kanta) sekä muilta rekisterinpitäjiltä kuten potilasta aiemmin hoitaneilta toimijoilta. Perusteena voi olla rekisteröidyn henkilökohtainen suostumus tai lain säännös asiasta.
Pääsy tietoihin
Asiakkaalla on oikeus saada tietää käsitelläänkö ja miten säilötään häntä koskevia henkilötietoja sekä mitä häntä koskevia henkilötietoja käsitellään. Lisäksi asiakkaalla on oikeus saada täydentäviä tietoja hänen henkilötietojensa käsittelyn perusteista.
Oikeus saada virheet korjatuksi
Asiakkaalla on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli asiakkaan henkilötietoja käsitellään yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, hänellä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi hänen oikeutensa taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Asiakkaalla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että hänen henkilötietojensa käsittelyä rajoitetaan.
Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli asiakkaan tietoja on käsitelty hänen suostumuksensa perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, hänellä on oikeus saada sähköisesti toimittamansa tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Potilasasiamies ja potilasvahinkovakuutus
Psykoterapia-asiakkaiden Potilasasiamiehenämme toimii psykoterapeutti, sh (YAMK), työnohjaaja Katja Kiuru, Sammalseläntie 1117, 97320 Marrasjärvi.
Sähköpostiosoite [email protected] puhelin 044 0505174
Potilasasiamiehen tehtävänä on:
- neuvoa potilaita lain soveltamiseen liittyvissä asioissa
- avustaa potilasta muistutuksen tekemisessä terveydenhuollon toimintayksikössä
- tiedottaa potilaan oikeuksista
- toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi
EASEL Training Oy:llä on Potilasvahinkovakuutus If-yhtiössä. Hyvä kuvaus menettelystä potilasvahingoissa löytyy esim. https://www.veneskoski.com/menettely-potilasvahingon-sattuessa/
Tietosuojaselosteen saatavuus
Tämä tietosuojaseloste löytyy paperiversiona Asiakastyötiloista alakerrasta kirjakaapissa olevasta Turvallisuusasiakirjasta sekä EASEL Training Oy:n kotisivuilta www.easeltraining.fi sekä Savikon Tilan kotisivuilta www.savikontila.fi ja se toimitetaan asiakkaalle pyynnöstä sähköpostitse.